21:35
0

การบริหารเวลา มีวัตถุประสงค์  เพื่อก่อให้เกิดความคุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงาน Part Time ทำที่บ้าน
ปัจจัยที่นำไปสู่ การบริหารเวลา ประกอบด้วย 2 เงื่อนไขสำคัญ คือ


การบริหารเวลา เพื่อความสำเร็จในการทำงาน Part Time ทำที่บ้าน

          1.เครื่องมือการบริหารเวลา
          2.อุปนิสัยของตนเอง
สาเหตุที่ทำให้เสียเวลา        
          1.ค้นหาของและเอกสาร
          2.ประชุม
          3.โทรศัพท์
          4.ขาดสมาธิ/ถูกรบกวน
          5.ผลัดวันประกันพุร่ง/ไฟลนก้น
          6.เป็นคนสมบูรณ์แบบ
          7.วิกฤตการณ์
          8.เอางานคนอื่น/ลูกน้องมาทำ
          9.กิจกรรมปลีกย่อย
ทัศนคติ การสร้างความสมดุลในการบริหารเวลา        
          1.สร้างความสมดุลการใช้เวลา ในบทบาท : งาน-ส่วนตัว-สังคม
          2.รับทราบปัญหาล่วงหน้าก่อนที่สายเกินแก้
          3.เห็นลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ และจัดลำดับล่วงหน้า
          4.มุ่งอยู่กับการแก้ไขปัญหาที่มีความสำคัญที่สุด
          5.มุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ใช่จำนวนงานที่ทำ
เครื่องมือในการบริหารเวลา คือ ความสำคัญและความเร่งด่วน        
          1.หากไม่ทำ จะเกิดผลเสียหาย
          2.สำคัญมากกว่า หรือ น้อยกว่า
                   1) กิจกรรมใด เกิดผลกระทบรุนแรง เสียหายมากกว่ากัน
                   2) กิจกรรมใด เกิดผลกระทบกับบุคคลอื่น มากหรือน้อยกว่ากัน
                   3) กิจกรรมที่สำคัญเท่ากัน กิจกรรมใดที่สามารถให้ผู้อื่นทำแทนได้ – ไม่ได้
                   4) กิจกรรมที่สำคัญเท่ากัน กิจกรรมใดสามารถทำสำเร็จได้ก่อน
ความเร่งด่วน        
          1.ต้องทำทันที ทำด้วยความเร่งรีบ
          2.อาจไม่ต้องทำ ณ เวลานั้นทันที แต่เมื่อต้องทำ ต้องมีผลกระทบต่อแผนเวลาที่กำหนดไว้เดิม
ความสำคัญ
การจัดทำตารางการบริหารเวลา เพื่อ Daily Management
บทบาทการที่ใช้เวลา        
          1.งาน
                  1) Reactive งานประจำ
                  2) Proactive งานโครงการ งานพัฒนาระบบงาน งานเตรียมการ
          2.ส่วนตัว
          3.สังคม
วัตถุประสงค์ของการจัดทำตารางการบริหารเวลา        
          1.กำหนดบทบาทของตน ที่ต้องใช้เวลา
          2.กำหนดเป้าหมายของแต่ละบทบาทใน 1 สัปดาห์
          3.กำหนดกิจกรรม ในส่วนที่ 2
          4.กำหนดงานที่เป็น Proactive และ Reactive
          5.สร้างตารางเวลาและประเมินว่าใช้เวลาแต่ละส่วน มากน้อยแค่ไหน
          6.ทำให้การวางแผนแบบนี้เป็นอุปนิสัย

การประเมินตนเองจาการวางแผนตารางเวลา
        
          1.ประเมินการใช้เวลาในแต่ละวัน
          2.ประเมินประเภทกิจกรรมในแต่ละวัน
เทคนิคการปรับอุปนิสัยในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การประเมินตนเอง
           1. วิเคราะห์การใช้เวลาของคุณในแต่ละวัน/สัปดาห์
           2. ระบุปัจจัยและบุคคลที่ทำให้คุณต้องเสียเวลา
           3. เริ่มต้นการปรับเปลี่ยนอุปนิสัยที่ทำให้เสียเวลา
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การสร้างอุปนิสัยในการทำงาน        
          1. ตัดสินใจทันทีเมื่อต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารที่เข้ามา และพยายามแตะต้องเอกสารแต่ละชิ้นเพียงครั้งเดียว
          2. ใช้เทคนิค RAFT
                      R = Review       A = Action       F = filing       T = Trash/Throw away
          3. หลีกเลี่ยงการใช้สมุดบันทึกประจำวันและกระดาษโน้ตอย่างมากมาย
          4. จำกัดพื่นที่ทำงานสำหรับงานชิ้นหนึ่ง ณ ขณะหนึ่ง
          5. พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ถาดเอกสารที่มีหลาย ๆ ชั้น
          6. ใช้เทคนิค KISS ในการสื่อสาร
                     KISS = Keep It Short & Simple (การสื่อสารให้สั้นแล้วเข้าใจง่าย)
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การใช้โทรศัพท์        
          1. กำหนดเวลาห้ามรบกวนวันละ 1 ชั่วโมงโดยไม่รับโทรศัพท์ในช่วงนี้
          2. แจ้งให้ทุกสายฝากข้อความไว้ในระหว่างที่ประชุม
          3. นัดหมายกับผู้อื่นให้โทรเข้ามาในเวลาที่ว่าง
          4. หลีกเลี่ยงการทำงานอื่นในขณะที่กำลังคุยโทรศัพท์
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การประชุม        
          1. เตรียมตัวให้พร้อมในการประชุม : รายงานการประชุม ศึกษาวาระการประชุม ข้อมูลนำเสนอ
          2. เริ่มการประชุมตรงเวลา
          3. ใช้เวลาประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง
          4. เมื่อการประชุมสิ้นสุด ลงมือปฏิบัติทันที อย่ารอรายงาน
          5. มีวิธีการอื่นที่ไม่จำเป็นต้องเรียกประชุมหรือไม่
          6. เชิญเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเข้าประชุม
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การมอบหมาย/กระจายงาน        
          1. อย่ามอบหมาย/กระจายงานที่ท่านสามารถกำจัดได้
          2. จงมอบหมาย/กระจายงานที่ท่านไม่ต้องการจะมอบหมาย/กระจาย
          3. จงมอบหมายอำนาจ พร้อมกับการมอบหมายหน้าที่
          4. จงมอบหมาย/กระจายวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ไม่ใช่วิธีการ
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม        
          1. จัดระบบ Email : สำคัญมาก——Junk Mail
          2. ใช้โปรแกรม Microsoft Outlook/ Application ช่วยในการวางแผนและบริหารเวลา
          3. ใช้ Search Engine ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
          4. Set Favorite Website สำหรับ Website ที่เข้าบ่อย

0 ความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น