ปัจจัยที่นำไปสู่ การบริหารเวลา ประกอบด้วย 2 เงื่อนไขสำคัญ คือ
การบริหารเวลา เพื่อความสำเร็จในการทำงาน Part Time ทำที่บ้าน
1.เครื่องมือการบริหารเวลา
2.อุปนิสัยของตนเอง
สาเหตุที่ทำให้เสียเวลา
1.ค้นหาของและเอกสาร
2.ประชุม
3.โทรศัพท์
4.ขาดสมาธิ/ถูกรบกวน
5.ผลัดวันประกันพุร่ง/ไฟลนก้น
6.เป็นคนสมบูรณ์แบบ
7.วิกฤตการณ์
8.เอางานคนอื่น/ลูกน้องมาทำ
9.กิจกรรมปลีกย่อย
ทัศนคติ การสร้างความสมดุลในการบริหารเวลา
1.สร้างความสมดุลการใช้เวลา ในบทบาท : งาน-ส่วนตัว-สังคม
2.รับทราบปัญหาล่วงหน้าก่อนที่สายเกินแก้
3.เห็นลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ และจัดลำดับล่วงหน้า
4.มุ่งอยู่กับการแก้ไขปัญหาที่มีความสำคัญที่สุด
5.มุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ใช่จำนวนงานที่ทำ
เครื่องมือในการบริหารเวลา คือ ความสำคัญและความเร่งด่วน
1.หากไม่ทำ จะเกิดผลเสียหาย
2.สำคัญมากกว่า หรือ น้อยกว่า
1) กิจกรรมใด เกิดผลกระทบรุนแรง เสียหายมากกว่ากัน
2) กิจกรรมใด เกิดผลกระทบกับบุคคลอื่น มากหรือน้อยกว่ากัน
3) กิจกรรมที่สำคัญเท่ากัน กิจกรรมใดที่สามารถให้ผู้อื่นทำแทนได้ – ไม่ได้
4) กิจกรรมที่สำคัญเท่ากัน กิจกรรมใดสามารถทำสำเร็จได้ก่อน
ความเร่งด่วน
1.ต้องทำทันที ทำด้วยความเร่งรีบ
2.อาจไม่ต้องทำ ณ เวลานั้นทันที แต่เมื่อต้องทำ ต้องมีผลกระทบต่อแผนเวลาที่กำหนดไว้เดิม
ความสำคัญ
การจัดทำตารางการบริหารเวลา เพื่อ Daily Management
บทบาทการที่ใช้เวลา
1.งาน
1) Reactive งานประจำ
2) Proactive งานโครงการ งานพัฒนาระบบงาน งานเตรียมการ
2.ส่วนตัว
3.สังคม
วัตถุประสงค์ของการจัดทำตารางการบริหารเวลา
1.กำหนดบทบาทของตน ที่ต้องใช้เวลา
2.กำหนดเป้าหมายของแต่ละบทบาทใน 1 สัปดาห์
3.กำหนดกิจกรรม ในส่วนที่ 2
4.กำหนดงานที่เป็น Proactive และ Reactive
5.สร้างตารางเวลาและประเมินว่าใช้เวลาแต่ละส่วน มากน้อยแค่ไหน
6.ทำให้การวางแผนแบบนี้เป็นอุปนิสัย
การประเมินตนเองจาการวางแผนตารางเวลา
1.ประเมินการใช้เวลาในแต่ละวัน
2.ประเมินประเภทกิจกรรมในแต่ละวัน
เทคนิคการปรับอุปนิสัยในการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การประเมินตนเอง
1. วิเคราะห์การใช้เวลาของคุณในแต่ละวัน/สัปดาห์
2. ระบุปัจจัยและบุคคลที่ทำให้คุณต้องเสียเวลา
3. เริ่มต้นการปรับเปลี่ยนอุปนิสัยที่ทำให้เสียเวลา
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การสร้างอุปนิสัยในการทำงาน
1. ตัดสินใจทันทีเมื่อต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารที่เข้ามา และพยายามแตะต้องเอกสารแต่ละชิ้นเพียงครั้งเดียว
2. ใช้เทคนิค RAFT
R = Review A = Action F = filing T = Trash/Throw away
3. หลีกเลี่ยงการใช้สมุดบันทึกประจำวันและกระดาษโน้ตอย่างมากมาย
4. จำกัดพื่นที่ทำงานสำหรับงานชิ้นหนึ่ง ณ ขณะหนึ่ง
5. พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ถาดเอกสารที่มีหลาย ๆ ชั้น
6. ใช้เทคนิค KISS ในการสื่อสาร
KISS = Keep It Short & Simple (การสื่อสารให้สั้นแล้วเข้าใจง่าย)
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การใช้โทรศัพท์
1. กำหนดเวลาห้ามรบกวนวันละ 1 ชั่วโมงโดยไม่รับโทรศัพท์ในช่วงนี้
2. แจ้งให้ทุกสายฝากข้อความไว้ในระหว่างที่ประชุม
3. นัดหมายกับผู้อื่นให้โทรเข้ามาในเวลาที่ว่าง
4. หลีกเลี่ยงการทำงานอื่นในขณะที่กำลังคุยโทรศัพท์
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การประชุม
1. เตรียมตัวให้พร้อมในการประชุม : รายงานการประชุม ศึกษาวาระการประชุม ข้อมูลนำเสนอ
2. เริ่มการประชุมตรงเวลา
3. ใช้เวลาประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง
4. เมื่อการประชุมสิ้นสุด ลงมือปฏิบัติทันที อย่ารอรายงาน
5. มีวิธีการอื่นที่ไม่จำเป็นต้องเรียกประชุมหรือไม่
6. เชิญเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเข้าประชุม
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การมอบหมาย/กระจายงาน
1. อย่ามอบหมาย/กระจายงานที่ท่านสามารถกำจัดได้
2. จงมอบหมาย/กระจายงานที่ท่านไม่ต้องการจะมอบหมาย/กระจาย
3. จงมอบหมายอำนาจ พร้อมกับการมอบหมายหน้าที่
4. จงมอบหมาย/กระจายวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ไม่ใช่วิธีการ
การสร้างอุปนิสัยเพื่อจัดระบบงานของตนเอง : การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม
1. จัดระบบ Email : สำคัญมาก——Junk Mail
2. ใช้โปรแกรม Microsoft Outlook/ Application ช่วยในการวางแผนและบริหารเวลา
3. ใช้ Search Engine ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
4. Set Favorite Website สำหรับ Website ที่เข้าบ่อย
0 ความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น